Що таке касовий апарат
Касовий апарат – це пристрій, де ви можете зберігати інформацію про всі товари чи послуги з асортименту вашої компанії та фіксувати їх продаж.
Касові апарати повинні використовуватися підприємцями, які реалізують товари чи послуги:
- фізичним особам, які не провадять підприємницьку діяльність
- фермерам, які користуються єдиною ставкою, тобто ті, хто постачає сільськогосподарську продукцію в результаті власної сільськогосподарської діяльності або надає сільськогосподарські послуги, які звільняються від ПДВ.
Існує чотири види касових апаратів:
- он-лайн каси
- контрольно-касові апарати з електронним записом копій
- касові апарати з паперовою копією
- касові апарати у вигляді програмного забезпечення (віртуальні).
Ключовою відмінністю між ними є спосіб збереження даних. Пам’ятайте, що касові апарати старого типу – електронні або паперові – поступово вилучаються з ринку.
Купуючи касовий апарат, необхідно отримати: інструкцію з експлуатації касового апарату, касову книгу, картку касового апарату, декларацію про відповідність касового апарату необхідним функціям, критеріям та технічним умовам.
важливо! З 1 січня 2022 року підприємці, які зобов’язані вести облік продажів за допомогою касового апарату , мають дозволити споживачам розраховуватися без готівки – платіжним засобом – у будь-якому місці, де вони здійснюють свою діяльність.
Знижка на покупку платіжного терміналу
Підприємці, які купують платіжний термінал і використовують його для проведення платіжних операцій, зможуть скористатися для цього податковою пільгою.
Пільга на придбання та експлуатацію платіжного терміналу призначена для підприємців:
- оподатковується відповідно до податкової шкали (PIT-36)
- оподатковується єдиним податком (PIT-36L)
- платники податку на прибуток підприємств (CIT-8).
У податковому році платник податку зможе відняти від податкової бази максимум 1000 злотих.
У випадку платників податку, які звільнені від обов’язку реєструвати доходи за допомогою касових апаратів (згідно з положеннями Закону про податок на додану вартість), буде вираховано максимальну суму 2500 злотих.
Право на вирахування пільги буде діяти в податковому році, в якому платник податку здійснив платежі через POS-термінал, і в наступному році.
Це означає, що платник податків матиме право на податкову пільгу протягом 2 податкових років .
Якщо підприємець у 2022 році понесе витрати, пов’язані з обслуговуванням розрахункових операцій, він матиме право на пільгу в розрахунку за 2022 та 2023 роки. Витрати, понесені у 2022 році, будуть виключені з бази оподаткування у податковій декларації, поданій за 2022 рік, а витрати понесених у 2023 році – у податковій декларації, поданій за 2023 рік.
Платники ПДВ, які відповідають визначенню малого платника ПДВ, зможуть вирахувати з ПДВ суму, що відповідає 200% витрат, понесених на придбання та експлуатацію платіжного терміналу, але не більше 2000 злотих.
Хто звільняється від обов’язку мати касовий апарат?
Деякі підприємства використовують звільнення від обов’язку мати касовий апарат. Винятки діють до 31 грудня 2023 року та можуть стосуватися:
- вибрані категорії товарів або послуг
- всі продажі, які повинні бути зафіксовані за допомогою касового апарату, якщо оборот від продажу фізичним особам, які не ведуть підприємницьку діяльність, або фермерам на єдиному податку (жичалт) не перевищував 20 000 злотих у попередньому податковому році.
Важливо! Звільнення не поширюється на підприємців, які продають товари чи послуги, що підлягають обов’язковій реєстрації. Ці підприємці повинні вести облік продажів у касі незалежно від обороту.
До товарів або послуг, що підлягають обов’язковому обліку в касі, належать:
- скраплений нафтовий газ, запчастини до двигунів внутрішнього згоряння, кузови для автомобілів, радіо-, телевізійне та телекомунікаційне обладнання, парфуми та туалетна вода
- послуги: перевезення осіб та їх ручної поклажі на таксі, ремонт автотранспортних засобів і мопедів, податкові консультації, послуги, що надаються стаціонарними підприємствами громадського харчування, в тому числі сезонні, перукарські, косметичні та косметологічні послуги.
Які умови звільнення від обов’язку мати касовий апарат?
Детальні умови звільнення від обов’язку мати касовий апарат відрізняються для тих підприємців, які здійснювали продаж у попередньому податковому році , і для тих, хто розпочав його в поточному податковому році.
Існують також різні терміни дії для окремих винятків.
Продажі, здійснені в попередньому податковому році
Вам не потрібно мати касовий апарат, якщо ви продавали в попередньому податковому році та відповідаєте одній із двох умов:
- У минулому податковому році ваш обіг фізичним особам, які не ведуть підприємницьку діяльність, або фермерам-замовникам не перевищував 20 000 злотих і в той же час від вас не вимагалося реєструвати продажі або ви не перестали відповідати умовам звільнення від цього обов’язку. Термін дії звільнення закінчується через 2 місяці, наступні за місяцем, у якому встановлено ліміт у 20 тис. злотих перевищено.
- Ваша компанія продає товари чи послуги, які звільнені від обов’язку обліку продажів , і як у першій, так і в другій половині попереднього податкового року (враховуються окремо), а також за весь попередній податковий рік, частка обороту від цього продажу в загальному оборот від продажу товарів чи послуг особам-фізичним особам, які не ведуть підприємницьку діяльність, або фермерам-єдинщикам, перевищував 80%.
Термін дії звільнення закінчується через 2 місяці, починаючи з кінця півріччя даного податкового року, в якому ви його використовуєте, якщо відсоток обороту за цей шестимісячний період дорівнює або нижчий за 80%.
Продажі стартували в поточному фінансовому році
Вам не потрібно мати касовий апарат, якщо ви починаєте продавати в поточному податковому році та виконуєте одну з двох умов:
- Ви прогнозуєте, що оборот від продажу товарів чи послуг фізичним особам, які не ведуть власного бізнесу, та фермерам-замовникам не перевищуватиме 20 000 злотих. Оборот розраховується пропорційно періоду його здійснення в даному податковому році.
- Термін дії звільнення закінчується через 2 місяці, наступні за місяцем, у якому встановлено ліміт у 20 тис. Злотих перевищено. Цей період відраховується з кінця місяця, в якому відбулося перевищення ліміту.
Приклад 1
Ви перевищили ліміт на 5 травня 2022 року. З 1 серпня 2022 року ви не маєте пільг і повинні користуватися касовим апаратом.
Приклад 2
Ви перевищили ліміт 30 червня 2022 року. З 1 вересня 2022 року ви не маєте пільг і повинні користуватися касовим апаратом.
- Після 31 грудня 2018 року ви почали продавати товари чи послуги фізичним особам, які не є підприємцями, і фермерам, які займаються фіксованою ставкою, і очікуєте, що протягом перших 6 місяців і періоду до кінця року (якщо до кінця року залишилося менше 6 місяців). кінець року), відсоток обороту цих продажів у вашому загальному обороті буде вищим за 80%.
Термін дії звільнення закінчується через 2 місяці після місяця, в якому відсоток обороту від цього продажу в загальному обороті дорівнює або нижчий за 80%.
Приклад 1
У 2022 році ви розпочали діяльність у сфері надання страхових послуг (продаж цих послуг звільняється від обов’язку реєстрації на касі). У той же час ви здійснюєте продаж, який не звільняється від обов’язку запису. За перші 6 місяців 2022 року ваш обіг склав 40 000 злотих – у тому числі: 35 000 злотих від продажу страхових послуг приватним особам і 5 000 злотих за решту обсягу. Це означає, що відсоток продажів, звільнених від обов’язку реєстрації, у вашому загальному товарообігу становить 88%. Отже, ви перевищили 80% поріг і вам не потрібно користуватися касовим апаратом.
Приклад 2
З серпня 2022 року ви починаєте вести вищий навчальний заклад (продаж цих послуг звільняється від обов’язку реєстрації в касі) для приватних осіб і, крім того, ви починаєте діяльність, яка не звільняється від обов’язку реєстрації. Ви очікуєте, що на кінець грудня відсоток обороту від керування вищою школою у вашому загальному обороті становитиме 85%, а решта 15% припадатиме на школу танців. Вам не потрібно мати касовий апарат, тому що відсоток обороту від продажу, звільненого від обов’язку реєстрації в касі, перевищить поріг у 80%.
Як розрахувати оборот
Оборот – це будь-які надходження або дебіторська заборгованість від продажу товарів або послуг. У підприємців, які є активними платниками ПДВ, ліміт касового апарату визначається на основі чистої вартості продажу.
Ліміт розраховується пропорційно часу ведення бізнесу.
Приклад 1
Підприємець розпочав підприємницьку діяльність 1 січня 2022 року. Основні клієнти – фізичні особи (не ведуть власного бізнесу). Діяльність розпочалася в новому році, тому підприємець буде зобов’язаний встановити касовий апарат після перевищення ліміту в 20 000 злотих.
Приклад 2
Свій бізнес підприємець розпочав 1 грудня 2022 року. Основними клієнтами є фізичні особи (не ведуть підприємницьку діяльність). Діяльність була розпочата протягом року, тому підприємець буде зобов’язаний встановити касовий апарат після перевищення ліміту, який повинен бути визначений пропорційно:
20 000 злотих х (31 день залишився до кінця року / 365 днів року) = 1698,63 злотих
Це означає, що підприємець повинен буде встановити касовий апарат у 2022 році з оборотом понад 1698,63 злотих.
Он-лайн касові апарати
Он-лайн касові апарати забезпечують передачу даних на зовнішні носії інформації та безперервну передачу даних до системи під назвою Центральне сховище касових апаратів (CRK). Їх проводить голова Державної податкової адміністрації.
CRK збирає фіскальні квитанції, щоденні звіти, касові події та інформацію про періодичні перевірки. Чеки, видані онлайн-касою, можуть надаватися покупцеві в паперовому та електронному вигляді.
Якщо у вас є така каса, вам не потрібно друкувати щоденні фіскальні звіти.
Інтеграція з платіжним терміналом
Підприємці, які зобов’язані використовувати на своєму підприємстві онлайн-касові апарати, повинні будуть підключити свої касові апарати до платіжного терміналу, згідно з протоколом FROB (від назви Фонду розвитку безготівкових операцій).
Датою набрання чинності цим зобов’язанням спочатку було 1 липня 2022 року, але було перенесено на 1 січня 2024 року.
Це означає, що якщо ви зараз користуєтеся онлайн-касою і не маєте терміналу, вам не доведеться його купувати. Підприємці, які користуються онлайн-касами і мають на своїй фірмі термінал, але він не оснащений протоколом ECR-EFT, який забезпечує зв’язок з онлайн-касою, повинні будуть замінити його на термінал, обладнаний цим протоколом.
Якщо ви не виконаєте зобов’язання щодо інтеграції касового апарату з терміналом, вам загрожує штраф у розмірі 5000 злотих. злотий.
Зобов’язання вести облік продажів
Деякі компанії зобов’язані реєструвати продажі в онлайн-касовому апараті.
Електронна каса повинна мати підприємства, які:
- надають послуги з ремонту автомобілів і мопедів, включаючи ремонт, установку, відновлення та регенерацію шин, а також послуги із заміни шин або коліс для автомобілів і мопедів
- продають бензин, дизель, газ для двигунів внутрішнього згоряння
- надають регулярні або сезонні послуги харчування – стаціонарні заклади харчування та послуги короткострокового розміщення
- продаж вугілля, брикетів та аналогічного твердого палива з вугілля, бурого вугілля, коксу та напівкоксу, призначеного для опалення
Надають послуги:
- перукарня
- косметичні та косметологічні
- будівництво
- у сфері медичного обслуговування
- правові
- пов’язані з діяльністю закладів для оздоровлення фізичного стану
Віртуальні касові апарати
Як працюють віртуальні каси
З 1 червня 2020 року з’явилася можливість використовувати віртуальні касові апарати.
На відміну від традиційних касових апаратів, віртуальні каси – це програмне забезпечення, яке підприємець встановлює на планшет, комп’ютер або смартфон.
Пристрій, на якому встановлена віртуальна каса, має мати можливість підключення до принтера та друку чеків. Квитанції мають унікальний ідентифікатор.
Пам’ятайте! У вартість придбання віртуальної каси входить тільки програмне забезпечення. Ви повинні заплатити за пристрій, на якому ви їх встановлюєте, або за принтер – якщо їх у вас немає – окремо.
Ви оплачуєте підписку на доступ до програмного забезпечення виробника віртуальної каси. Ви самі вирішуєте, на який термін ви купуєте доступ і як довго будете оплачувати підписку. Зазвичай це контракти на кілька місяців.
Після придбання доступу до програмного забезпечення вам необхідно налаштувати пристрій, на якому ви встановлюєте програмне забезпечення каси. Пам’ятайте, що це необхідно робити відповідно до вимог, зазначених виробником касового апарату.
Важливо! На відміну від онлайн-касових апаратів, у випадку віртуальних касових апаратів виробник, у якого ви купуєте доступ до касового апарату , не видає сервісну книжку касового апарату . У віртуальних касах реєстр усіх подій, які повинні бути включені в касу, надсилається безпосередньо до Національної адміністрації доходів.
Віртуальний касовий апарат повинен мати підтвердження від Голови Центрального офісу заходів, що він відповідає загальним умовам для касових апаратів, включаючи умови безпеки. Таке підтвердження у вигляді сертифіката, який підтверджує, що касовий апарат придатний для обліку продажів, повинен отримати виробник касового апарату до маркетингу та продажу ліцензії на програмне забезпечення . Для отримання сертифікату виробник віртуальної каси повинен подати заявку до ЦУМ.
Пам’ятайте! Процес сертифікації в Головному управлінні заходів зазвичай триває від кількох тижнів до кількох місяців.
Перевірити наявність сертифіката ГУМ на касовому апараті, який ви бажаєте придбати, можна на сторінці реєстрації рішень ГУМ.
Віртуальні касові апарати, як і онлайн- касові апарати, автоматично надсилають касові дані з обліку продажів до ІКТ-системи, яку веде начальник каси.
Таким же чином надсилається будь-яка фіскальна інформація, яка виникає під час використання касового апарату. KAS використовує ці дані для аналізу та контролю в реальному часі.
Віртуальні касові апарати можна розділити на:
- загальні касові апарати , які призначені для ведення стандартного обліку продажів, які не потребують використання спеціальних функцій
- спеціальні касові апарати , які призначені для обліку комплексних продажів і відповідають певним вимогам. Такий тип віртуальної каси підійде, наприклад, для ведення обліку при наданні послуг пасажирських перевезень легковим автомобілем, або у разі ведення обліку в автоматичних пристроях продажу.
Віртуальний касовий апарат може поєднувати обидві категорії касових апаратів, якщо він відповідає технічним вимогам для кожної з цих категорій касових апаратів.
Хто може користуватися віртуальними касовими апаратами
Використовувати віртуальні каси можуть лише підприємці, які надають конкретні послуги:
- послуги з перевезення легкових автомобілів, у тому числі таксі, за винятком нерегулярних перевезень, зазначених у ст. 18 сек. 4b п. 2 Закону від 6 вересня 2001 р. про автомобільний транспорт
- послуги з оренди легкового автомобіля з водієм (ПКВіУ 49.32.12.0)
- послуги з перевезення, що надаються домогосподарствам (PKWiU 49.42.11.0)
- послуги з перевезення пасажирів автомобільним транспортом транспортними засобами, що приводяться в рух силами людини або тваринами (ПКВіУ 49.39.35.0)
- пасажирські, регулярні, міжміські та громадські автомобільні перевезення (PKWiU 49.39.11.0)
- пасажирські, регулярні, міські та приміські автомобільні перевезення (ПКВіУ 49.31.21.0)
- послуги пасажирського, міського та приміського залізничного транспорту (ПКВіУ 49.31.10.0)
- міжміські пасажирські залізничні перевезення (PKWiU 49.10)
- послуги пасажирського транспорту, канатних доріг, канатних доріг і гірськолижних підйомників (ПКВіУ 49.39.20.0)
- морські та прибережні пасажирські та поромні перевезення (ПКВіУ 50.10.11.0)
- внутрішні пасажирські та поромні транспортні послуги (PKWiU 50.30.11.0)
- послуги внутрішнього водного пасажирського транспорту екскурсійними суднами (PKWiU 50.30.13.0)
- інші послуги внутрішнього водного пасажирського транспорту (PKWiU 50.30.19.0)
- регулярні внутрішні пасажирські авіаперевезення (PKWiU 51.10.11.0)
- внутрішні пасажирські нерегулярні авіаперевезення, крім екскурсійних (PKWiU 51.10.12.0)
- готельні послуги та аналогічні послуги, пов’язані з розміщенням (PKWiU 55.10)
- послуги закладів розміщення туристів і засобів короткострокового розміщення (PKWiU 55.20)
- послуги, що надаються кемпінгами (включаючи кемпінги для автобудинків) і кемпінгами (PKWiU 55.30)
- інші послуги, пов’язані з проживанням (PKWiU 55.90)
- ресторанні та інші послуги громадського харчування (PKWiU 56.10)
- інші послуги громадського харчування (ПКВіУ 56.29)
- послуги з приготування та подачі напоїв (PKWiU 56.30)
- продаж вугілля, брикетів та аналогічного твердого палива з вугілля, бурого вугілля, коксу та напівкоксу, призначеного для опалення
- морські та каботажні пасажирські перевезення на круїзних суднах (PKWiU 50.10.12.0)
- послуги внутрішнього пасажирського водного транспорту круїзними суднами (PKWiU 50.30.12.0)
- послуги з приготування та доставки їжі (кейтеринг) для зовнішніх одержувачів (PKWiU 56.21)
- послуги з миття та прибирання автомобілів та подібні послуги (PKWiU 45.20.30.0), у тому числі з використанням пристроїв, керованих клієнтом, які приймають оплату монетами чи банкнотами чи іншою (безготівковою) формою в необслуговуваній системі.
З 1 лютого 2023 року власники автомийок, які пропонують послуги з мийки та прибирання автомобілів і подібні послуги (ПКВіУ 45.20.20.0), зможуть вести облік продажів на віртуальних касах.
Знижка на покупку касового апарату
Знижка становить 90% чистої ціни касового апарату – але не більше 700 злотих – і доступна лише при купівлі касового апарату онлайн.
Підприємці, які купують онлайн-касу та починають її використовувати протягом 6 місяців з дати початку обліку продажів, можуть скористатися знижкою на її придбання. Це стосується як підприємців-платників ПДВ (активних платників ПДВ), так і звільнених від цього обов’язку (пасивних платників ПДВ).
Ви відчуєте полегшення, якщо:
- вашу компанію зобов’язали реєструвати продажі на касовому апараті, і ви почали вести ці записи на онлайн-касовому апараті
- ваша компанія не зобов’язана вести облік продажів і досі ви взагалі не користувалися касовим апаратом, але ви вирішили, що будете вести такий облік на онлайн-касі.
Повернення знижки на покупку касового апарату
Правильне використання касового апарату пов’язане з певними зобов’язаннями. Якщо ви не завершите їх або припините використовувати касовий апарат протягом 3 років з початку продажу, вам доведеться повернути знижку на покупку касового апарату.
Це станеться, якщо:
- ви перестанете користуватися касовим апаратом (наприклад, ви закриєте компанію, оголосите її банкрутом або продасте бізнес, а новий власник не буде продавати фізичним особам)
- постійно та без згоди керівника податкової інспекції не забезпечуєте з’єднання для передачі даних між онлайн-касою та ЦРБ
- не подаєте касовий апарат на обов’язковий техогляд хоча б раз на 2 роки (з дати фіскалізації або останнього техогляду).
Пам’ятайте! Якщо ваш бізнес було призупинено до його закриття, період призупинення не зараховується до необхідного 3-річного періоду.
Приклад 1
Ви створили свою компанію в серпні 2018 року, а потім отримали знижку на покупку касового апарату. У серпні 2019 року ви призупинили свою діяльність на 2 роки (тобто до липня 2021 року), а потім відновили її до кінця 2021 року. 1 січня 2022 року Ви прийняли рішення про ліквідацію компанії. Час фактичної роботи (без урахування періоду призупинення) становить менше 3 років, тому ви зобов’язані відшкодувати отриману допомогу.
Якщо ви бажаєте повернути знижку, отриману за придбання касового апарату, перерахуйте належну суму на рахунок податкової служби до 25 числа наступного місяця:
- місяць, в якому ви завершили свою діяльність (якщо ви сплатили податок за місяць)
- квартал, у якому ви закрили свій бізнес (якщо ви сплатили податок за квартал).
Приклад 2
З січня 2021 року ви ведете бізнес і сплачуєте ПДВ за місячні періоди. Ви купили касовий апарат вартістю 1200 злотих у січні 2021 року та отримали знижку на його придбання. У березні 2022 року ви вирішили закрити свій бізнес, що передбачало ліквідацію касового апарату. Оскільки ви працюєте менше 3 років, вам слід повернути в податкову знижку, яку ви отримали за придбання касового апарату. У вас був час до 25 квітня 2022 року.
Приклад 3
З серпня 2020 року ви ведете бізнес і сплачуєте ПДВ за кожен квартал. Ви придбали касовий апарат вартістю 950 злотих у січні 2021 року та скористалися знижкою. У січні 2022 року ви вирішили закрити свій бізнес, що було пов’язано з ліквідацією каси. Оскільки ви працюєте менше 3 років, вам слід повернути в податкову знижку, яку ви отримали за придбання касового апарату. У вас був час до 25 лютого 2022 року.
Якщо ви звільнені від сплати ПДВ, поверніть податковий кредит до кінця місяця, наступного за місяцем, у якому ви завершили свою діяльність.
Приклад 4
З лютого 2021 року ви ведете підприємницьку діяльність і звільнені від обов’язку сплачувати ПДВ. Ви придбали касовий апарат вартістю 950 злотих у лютому 2021 року та отримали знижку на його придбання. Проте 2 серпня 2022 року ви вирішили закрити свій бізнес, що передбачало ліквідацію каси. Оскільки ви працюєте менше 3 років, вам слід повернути в податкову знижку, яку ви отримали за придбання касового апарату. У вас був час до 31 серпня 2022 року.
Як почати працювати з касовим апаратом
Перед початком використання касового апарату, незалежно від його типу, необхідно провести фіскалізацію та отримати реєстраційний номер.
Фіскалізація дозволяє правильно реєструвати операції купівлі-продажу та видавати квитанції. Потім ідентифікаційні дані зберігаються в пам’яті каси. Фіскалізацію проводить уповноважений сервісний технік, який зобов’язаний повідомити дані про Ваш касовий апарат керівнику податкової.
У разі онлайн-касових апаратів підтвердженням фіскалізації є видача фіскального звіту, який надсилатиметься до Центрального сховища касових апаратів (його також можна роздрукувати та прикріпити до касової книги).
Обсяг повноважень сервісного спеціаліста та його актуальність ви можете перевірити в Пошуковій системі . Якщо під час використання ви вирішили змінити сервісного майстра, він повинен повідомити про це податкову.
Реєстраційний номер може бути у випадку онлайн-касових апаратів він буде призначений автоматично під час фіскалізації, яку проводить сервісний технік, який повідомляє про вас податкову службу та передає ваші ідентифікаційні дані до CRK. Потім CRK надішле вам реєстраційний номер касового апарату. Присвоєний номер буде збережено в касовому апараті разом із вашим податковим номером. Звітувати про касовий апарат керівнику податкової не потрібно.
Як ознайомити працівників з правилами користування касовим апаратом
Перед початком реєстрації ознайомте всіх осіб, які здійснюють продаж на касі вашого підприємства, з правилами ведення обліку продажів за допомогою каси та видачі фіскальних чеків. Кожна з цих осіб перед використанням касового апарату повинна подати заяву про ознайомлення з інформацією про принципи ведення обліку.
Документ, що підтверджує ознайомлення працівників з правилами діловодства, складається у двох однакових примірниках. Один ви віддаєте людині, яка веде записи, інший залишаєте собі.
Цю інформацію в податкову надавати не потрібно.
Найважливіші обов’язки власника касового апарату
- Он-лайн касовий апарат
- Постійне підключення до Інтернету
- Касовий апарат повинен працювати в режимі онлайн. Якщо у вас немає такого підключення, зверніться до керівника податкової інспекції за згодою на передачу даних з касового апарату до ЦРК через визначену періодичність.
- Оформлення та видача чеків
- Ви зобов’язані розбірливо оформляти фіскальні чеки за кожну реалізацію та передавати їх покупцям.
- Перевірка правильності роботи касового апарату
- Перевірте правильність роботи касового апарату (наприклад, правильність назви товарів і послуг, податкових ставок), а при виявленні порушень зверніться до сервісного майстра.
Архівація даних
Усі дані з каси на постійній основі надсилаються до Центрального сховища касових апаратів і зберігаються там. Немає обов’язку архівувати.
Щоденний та місячний звіт
Щоденний звіт – он-лайн каси звільняються від обов’язку друку.
Періодичний (місячний) звіт – Ви зобов’язані видати та роздрукувати після закінчення місяця, в якому відбувся продаж – не пізніше 25 числа наступного місяця.
Технічні огляди касового апарату
Не рідше одного разу на 2 роки перевіряйте касовий апарат у сервісного майстра. Цей строк відраховується з дати фіскалізації касового апарату або останньої обов’язкової перевірки.
Платежі за допомогою платіжного засобу
З 1 січня 2022 року ви повинні надати споживачам можливість розплачуватися безготівково (за допомогою платіжного інструменту), де б вони не вели свою діяльність.
Касова книга (сервісна книжка)
Касова книга – це документ, який ви отримуєте при покупці касового апарату, в якому повинна бути вказана вся історія його використання. Тому потрібно постійно поповнювати книгу і зберігати її там, де ви користуєтеся касою.
Ви вводите місце використання касового апарату та кожну його зміну в касовому апараті. Також слід звернути увагу на ситуації, коли доводилося викликати сервісного майстра (звернення про втручання). Частину інформації вносить сам сервісний технік, який відповідає за фіскалізацію, усі ремонти, обслуговування та технічні перевірки. Технік сервісної служби документує заміну пам’яті (фіскальної та захищеної) та підтверджує обов’язковий технічний огляд касового апарату.
У книзі перераховуються всі особи, уповноважені на проведення послуги – вони внесені основною службою (тобто виробником контрольно-касового апарату, його імпортером або уповноваженою ним компанією для проведення основного обслуговування). Головний сайт також видасть вам дублікат розрахункової книжки, якщо ви її втратите.
Міністерство фінансів веде перелік осіб, які мають право обслуговувати касові апарати.
Пам’ятайте! Якщо ви буде податкова перевірка, службовець може попросити вас показати касову книгу.
Технічний огляд касового апарату
Пам’ятайте про регулярні технічні огляди – принаймні кожні 2 роки. Термін наступної перевірки відлічуєте від дати фіскалізації або останньої перевірки.
Сервісний технік повинен провести перевірку протягом 3 днів після вашого запиту.
За несвоєчасне виконання перевірки передбачені штрафи або санкції:
- керівник податкової служби може накласти на вас штраф у розмірі 300 злотих
- вам доведеться повернути кредит на придбання касового апарату, якщо ви його отримали (протягом 3 років з дати початку запису).
Що робити, якщо ви втратили касовий апарат
Про втрату касового апарату негайно – протягом 5 днів з моменту події – повідомити керівника податкової. У разі крадіжки повідомте в поліцію. Ви отримаєте підтвердження повідомлення про крадіжку. Пред’явіть їх до податкової служби, повідомивши про втрату готівки.
Збій касового апарату
У разі поломки касового апарату повідомте про це свого сервісного майстра. Для ведення обліку продажів ви можете використовувати резервну касу, якщо вона у вас є, але ви не зобов’язані це робити. Резервна каса повинна відповідати тим же технічним вимогам, що і базова каса, а квитанції повинні містити всю необхідну інформацію. У ті дні та місяці, коли ви продавали в резервній касі, друкуйте щоденні та місячні звіти.
Якщо у вас немає резервної каси, ви не можете продавати під час збою.
Припинення підприємницької діяльності
Зупинення діяльності не тягне за собою зобов’язання ліквідувати касу. У разі призупинення діяльності ви також звільняєтесь від обов’язку здати касовий апарат на технічний огляд. Однак це необхідно зробити при відновленні діяльності, перш ніж почати вести облік на касі.
Під час призупинення:
- якщо ви не здійснили продажі, зареєстровані в касі, ви не складаєте щоденні або місячні звіти
- якщо ви продаєте майно підприємства чи основні засоби фізичній особі чи павшому фермеру, ви повинні зафіксувати цю операцію в касі та скласти щоденний, а потім щомісячний звіт. У разі продажу іншим особам (підприємцям) Ви виставляєте рахунок
- вам не потрібно міняти касовий апарат старого типу на касовий апарат нового типу (якщо вам потрібно вести облік продажів в онлайн-касі). Однак це необхідно зробити до початку першого продажу, після відновлення діяльності.
Як ліквідувати касовий апарат
Закриття вашого бізнесу вимагає закриття касового апарату, який використовувався для обліку продажів. У цьому випадку необхідно вийти з касового апарату у фіскальному режимі та перейти в режим «тільки для читання», прочитати вміст пам’яті касового апарату за допомогою сервісного майстра та:
- видавати щоденний фіскальний звіт (у випадку касових апаратів з паперовими або електронними копіями додатковий періодичний – місячний звіт)
- видати податковий звіт та підготувати звіт про цю діяльність
- подати уповноваженому керівнику податкової інспекції заяву про зняття з обліку РРО разом із актом про зчитування фіскальної пам’яті, а також фіскальним розрахунковим звітом – протягом 5 днів з дня їх складання.
Важливо! Ви повинні повернути суму, яку ви раніше отримали або повернули вам податковою інспекцією за придбання касового апарату , якщо протягом 3 років з моменту початку використання касового апарату:
- ви перестанете вести бізнес
- ваша компанія буде ліквідована
- ваша компанія буде оголошена банкрутом
- ви продаєте бізнес, а новий власник не буде продавати фізичним особам.