На главную Назад к блогу 🏠 📃

Сроки хранения документов

05 Май, 2020

В процессе осуществления деятельности предприятия составляют сами и получают от своих контрагентов большое количество самых разных документов. Какие сроки хранения первичных документов? Кто отвечает за сохранность документов? Какая предусмотрена ответственность за несоблюдение сроков хранения?

При определении сроков хранения документов необходимо руководствоваться Перечнем № 578, который предназначен для использования всеми органами власти, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, а также от формы собственности. Интересно, что его положения могут (но не обязаны!) применять физические лица — предприниматели.

 

Кто отвечает за хранение

Ответственность за сохранность документов в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием.

Хранение первичных документов, которые были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских и других отчетов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия.

Большинство видов первичных бухгалтерских документов следует хранить не менее 3 лет — при условии, что контролирующие органы завершили их проверку, и 5 лет — в случае если такие документы содержат информацию о финансовых операциях.

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок с дня такого события письменно уведомить контролирующий орган. Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней с дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган.

Условием уничтожения некоторых документов является не только истечение установленного срока их хранения, но и окончание проверки органами ГФСУ по вопросам соблюдения налогового законодательства.

В связи с этим нередко возникает вопрос:

можно ли уничтожить документы, срок хранения которых истек, если за время их хранения налоговых проверок на предприятии не было

Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, в течение не менее 3 лет со дня подачи налоговой отчетности. Если отчетность не подавали, 3 года следует отсчитывать с предельного срока ее предоставления.

Но указанный выше срок — не предел. В случае, когда документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, либо проведением процедуры административного обжалования, такие документы должны храниться до окончания проверки.

Если на момент окончания предусмотренных сроков хранения проверка не начата, документы могут быть уничтожены?

Во-первых, налоговики настаивают на том, что после окончания срока хранения предприятие обязано передать документы в архив.

Во-вторых, предусмотрены случаи проведения налоговых проверок без соблюдения сроков давности. Например, такие сроки «не работают», если налогоплательщик не подал налоговую декларацию за соответствующий период.

В-третьих, отдельные документы (например, банковские выписки) могут понадобиться при проверках законодательства об общеобязательном государственном социальном страховании. Для проверки по ЕСВ (как и по взносам в Пенсионный фонд) сроков давности нет.

В связи с этим рекомендую не торопиться с уничтожением документов до осуществления проверок.

Проверка проведена, но предусмотренные сроки хранения документов еще не истекли..

В этом случае передавать документы для уничтожения нельзя. Более того, если до окончания сроков их хранения к вам снова нагрянут проверяющие, вы не можете отказать им в доступе к документам, которые уже были предметом проверки.

Обратите внимание: сроки хранения документов, определенные перечнем, являются минимальными, их нельзя сокращать, а вот продлить их можно.

Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях

Учтите: в случае ликвидации плательщика налогов документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, за период деятельности не менее 1095 (2555) дней, предшествующих дате ликвидации, в установленном законодательством порядке должны передаваться в архив.

 

Ответственность

В случае нарушения сроков хранения документов, не предоставление контролирующим органам оригиналов документов или их копий, влечет наложение штрафа в размере 510 грн.

Те же действия, совершенные в течение года, в котором был применен штраф за такое же нарушение, влекут наложение штрафа в размере 1020 грн.

Кроме того, следует учесть, что в случае если до окончания проверки или в определенные сроки документы не предоставлены (независимо от причин такого не предоставления, кроме случаев выемки документов или другого изъятия правоохранительными органами), подтверждающие показатели, отраженные в налоговой отчетности, то считается, что такие документы отсутствовали на время составления такой отчетности.

Указанное может свидетельствовать о неправомерном определении объектов налогообложения или других показателей налоговой отчетности, о неуплате налогов, сборов, платежей, нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, которые влияют на выводы такой проверки.